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Juin 20

Philippe Ris

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La numérisation économique va plus vite que le management

Je reprends la réflexion d’un post publié il y a quelques temps sur le triptyque nouveaux outils numériques, nouveaux usages, nouveaux défis.

Dans cet article, je faisais entrevoir comment les nouveaux outils numériques nomades, relativement peu chers et d’utilisation de plus en plus facile, étaient en train de remettre en cause le rôle des responsables techniques dans le choix d’outils informatique de travail. Le phénomène BYOP (Bring Your Own Device / Apporte Ton Propre Appareil) met en difficulté aussi bien la DSI (contrôle de ce qui se passe techniquement), que la RH (contrôle du fonctionnement des équipes), que le service juridique (contrôle de la responsabilité de l’entreprise).

Et encore, on s’intéresse au BYOD parce que c’est un phénomène visible, mais avec le cloud (ressources numériques en ligne), c’est encore plus rapide et beaucoup plus silencieux. Que l’on en juge par cette anecdote.

Pour des raisons de veille aussi bien sur les technologies que sur les usages, nous testons régulièrement différentes solutions. Dernièrement, nous comparions les différences entre des services élémentaires en ligne, à savoir ici le stockage de données. Beaucoup de services sont disponibles et il se trouve qu’historiquement nous utilisons DropBox . La réflexion s’est orientée à un moment sur la capacité de stockage limitée en version gratuite et la facilité qu’il y avait à contourner cette limite en invitant des connaissances à s’inscrire à DropBox (ce qui permet de gagner plus d’espace gratuit). Or ce sympathique système qui transforme l’utilisateur lambda en promoteur de la solution est une redoutable bombe à retardement pour une société.

Prenons le scénario suivant pour illustrer la chose.

Monsieur Erwan Pageek est un bon employé, dynamique et entreprenant. Il a découvert DropBox (ou une solution équivalente) dans le cadre familial et a trouvé que c’était une bonne idée pour être plus productif professionnellement puisqu’il peut travailler au bureau comme à la maison sur ses fichiers (très prudente, sa DSI a interdit le BYOP ou les entrées / sorties de matériel informatique nomade). Cela marche tellement bien que M. Pageek est arrivé à saturation de son espace, mais il a eu l’idée d’inviter plusieurs connaissances à utiliser le service de stockage en ligne, ce qui lui a permis de gagner des Go à la pelle, espace qu’il remplit allègrement. Mais voilà, au bout d’un certain temps, les connaissances de M. Pageek changent d’avis, migrent vers Drive de Google et ferment leur compte. Que va-t-il advenir de l’espace gratuit de M. Pageek et surtout de ses données ? La réponse est à la discrétion de l’éditeur du service en ligne.

Voilà une description d’un scénario assez simple où une société peut se retrouver en difficulté (perte sèche de données) parce qu’elle perd totalement le contrôle de ses méthodes de travail suite aux choix non-compris d’un employé tout à fait bien intentionné qui perd lui-même le contrôle de son espace de stockage. Cela ressemble un peu à ce qui s’est passé avec la fermeture de MegaUpload il y a quelques mois, mais en plus sournois.

Comment une entreprise peut-elle s’en sortir ?

Tout d’abord l’interdiction (du BYOP dans notre exemple) n’est pas la solution. Si un besoin existe vraiment et qu’une solution simple, séduisante et gratuite est proposée, cette interdiction sera contournée en toute bonne foi. Nous préconisons plusieurs choses :

  1. informer et s’informer : il faut absolument que les collaborateurs (et décideurs !) d’une entreprise identifient et comprennent quels sont les vrais risques et il est impératif d’auditer dans chaque équipe pour savoir quelles sont les pratiques en matière de NTIC. Ceci peut parfaitement se faire dans le cadre de formations. Erwan Pageek est-il un de vos employés modèles ?
  2. en tirer une cartographie du patrimoine numérique de votre entreprise (vous découvrirez d’ailleurs peut-être des actifs non identifiés !)
  3. prendre toutes les mesures qui contrôlent non pas les éléments techniques, mais bien les données. Peu importe le matériel, si les toutes les données sont contrôlées, sécurisées et tracées, la situation est gérable.

Conclusion

Une entreprise ne peut pas refuser la numérisation économique car c’est un élément déterminant de compétitivité. Mais toute entreprise doit faire évoluer ses connaissances, ses outils et ses méthodes pour contrôler sa richesse, à savoir les données (ou les programmes spécifiques). Même s’ils ne sont pas simples à évaluer, ces éléments numériques sont des actifs de l’entreprise qui ont une valeur qui croit avec la numérisation.

Ceci est au cœur de notre métier.

___________

Complément : slidshare sur les risques

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Lien Permanent pour cet article : http://www.ecole-management-numerique.com/2012/06/20/la-numerisation-economique-va-plus-vite-que-le-management/

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